Digitalizar documentos traz vários benefícios que ainda não são considerados prioritários para várias pessoas dentro de algumas organizações ou entidades públicas. O impacto das recentes campanhas pela sustentabilidade e a exigência de não desperdiçar tempo, deram notoriedade às vantagens apresentadas pela digitalização. Na loja da Fabriprint encontrará diversos modelos de scanners para escolher aquele que se adaptará melhor às suas necessidades.
Leia o artigo abaixo e descubra mais sobre as vantagens de utilização de um scanner para uma melhor gestão e organização da sua empresa.
Vivemos numa época em que, contrariamente ao que seria de esperar, ainda existe uma produção de papel avassaladora, que nos remete para duas principais questões:
1- Organização dos arquivos. Esta primeira questão está relacionada com a organização dos próprios papéis e o seu arquivamento. Mesmo que o arquivo esteja impecavelmente organizado, a quantidade de documentos existentes dificultará sempre a procura e recuperação de qualquer documento específico. Já para não falar que um simples erro humano, como guardar um documento num sítio errado, poderá obrigar a considerar esse documento perdido ou extraviado.
2- Custos económicos e ambientais. Esta segunda questão relaciona-se não só com o acréscimo de custos que a impressão de documentos comporta, mas também com o gasto de recursos ambientais.
Ora, para combater a desnecessária produção de papel, é necessária uma gestão e seleção racional da impressão de documentos e, paralelamente, adotar a digitalização criteriosa de documentos, o que trará os seguintes benefícios:
1- Mais espaço no escritório
A digitalização de documentos permite poupar muito espaço no escritório, que antes era ocupado com gabinetes para arquivo de documentos. Poderá passar a organizar tudo o que é importante em suporte digital.
2- Preservação de informações
Um documento impresso está sempre sujeito a deterioração física. Portanto, para quem possui documentos que não quer perder, digitalizá-los será a melhor opção para os preservar.
3- Maior segurança na proteção de dados
Não é fácil garantir a segurança de documentos impressos. Contudo, documentos digitalizados e guardados num servidor podem ser criptografados, protegidos por senha e, ainda, armazenados com segurança numa nuvem digital. É, ainda, possível atribuir diversos níveis de acesso consoante o grau de responsabilidade e de confidencialidade do utilizador, para além do registo automático de acesso a cada documento.
4- Partilha facilitada de documentos
Um dos grandes benefícios da digitalização de documentos é a facilidade que esta trouxe à partilha de documentos. Assim, uma equipa poderá visualizar o mesmo documento em simultâneo e em locais distintos.
5- Organização de documentos
Os arquivos digitais devem ser organizados de acordo com uma classificação e indexação que torne veloz a recuperação de informação.
6- Um planeta mais verde
A digitalização de documentos também beneficia o meio ambiente, já que reduz consideravelmente o consumo de papel.
Quer saber quais são os equipamentos necessários para desenvolver o processo de digitalização de documentos?
Deve escolher o modelo de scanner de acordo as suas exigências. A Fabriprint propõe-lhe diversos modelos, do mais simples e barato, como o CanoScan LIDE 300, aos profissionais, como HP ScanJet Pro 2000 s2 com alimentação de papel ou HP ScanJet Pro 3000 s4 com alimentação de papel.
Se ficar com dúvidas, contacte a equipa da Fabriprint. Estamos sempre prontos para ajudar!
